თანამედროვე კომპანიების მენეჯერთა უმრავლესობა მუდმივად ცდილობს, რომ კონტაქტი თავის გუნდთან და მის თითოეულ წევრს შორის იყოს უწყვეტი და ნაყოფიერი, განსაკუთრებით მაშინ, როდესაც, რიგი მიზეზების გამო, სამუშაო პროცესი დისტანციურად მიმდინარეობს.

კომპანია ჯეოსოფტი Google Cloud-ის პარტინიორია საქართველოში. Geosoft-ი გვიზიარებს რეკომენდაციებს, თუ რა ხერხებით გავზარდოთ კომპანიის თანამშრომელთა პროდუქტიულობა და შესრულებული სამუშაოს ხარისხი. ქვემოთ მოცემულია პრაქტიკული რჩევები, თუ როგორ შეგიძლიათ თქვენი გუნდის განვითარება დისტანციურად და არა მარტო დისტანციურად მუშაობის პირობებში.

შეამზადეთ თქვენი გუნდი დისტანციურად მუშაობისთვის:

დარწმუნდით, რომ გუნდის წევრებს გააზრებული აქვთ არასაოფისე გარემოში მუშაობის თავისებურებები და ყველას აქვს წვდომა Google Workspace-ის (ადრე G Suite) აპლიკაციებზე: Gmail, Editors, Drive, Calendar, Meet და სხვა. მას შემდეგ, რაც დარწმუნდებით ზემოთ აღნიშნულში, შეგიძლიათ გადახვიდეთ უშუალოდ პრაქტიკულ ნაბიჯებზე:

1. შექმენით Google Groups, მეილ ჯგუფები

ამ ჯგუფებში გააერთიანებთ თქვენი გუნდის ყველა წევრის იმეილს. ასევე, შეგიძლიათ, შეურჩიოთ მას სამუშაო სახელი. ეს სია მოგცემთ საშუალებას, კორპორატიული Gmail-ით სწრაფად გააზიაროთ ინფორმაცია, ხოლო Google ჩათი უმჯობესია, სწრაფი დისკუსიისთვის გამოიყენოთ.

2. გააზიარეთ Google Drive-ზე

შეამოწმეთ, მნიშვნელოვან დოკუმენტებზე წვდომა შეეძლოს ყველა თანამშრომელს, რათა მათ დროულად გადადგან ყველა დაგეგმილი ნაბიჯი, შეეძლოთ დარედაქტირება, კომენტარის დართვა და ა.შ. უფრო მეტიც, თქვენ შეგიძლიათ გამოიყენოთ საზიარო Google Drive სივრცე, სადაც აიტვირთება ყველა მნიშვნელოვანი ფაილი და გუნდს მთლიან საცავზე ნებისმიერი მოწყობილობიდან ექნება წვდომა.

3. დაგეგმეთ გრაფიკი Google Calendar-ით

ვიდეოშეხვედრები დაგეგმეთ არა მყისიერად, არამედ რამდენიმე საათით ადრე, მაგალითად წინა დღეს, რათა გუნდმა შეძლოს დღის წესრიგის შედგენა. შეხვედრები მონიშნეთ კალენდარში, შეადგინეთ დროში გაწერილი დღის განრიგი და იმეილმოწვევას თან დაურთეთ შესაბამისი Google Docs-ის ფაილები, რის გარშემოც აპირებთ დისკუსიას. ასევე დარწმუნდით, რომ თქვენ მიერ დაგეგმილი ვიდეოკონფერენციის შესახებ შეტყობინება ყველა თანამშრომელმა მიიღო და დაადასტურა და თითოეული მათგანი შესაბამის დროს ჩაერთვება.

დისტანციურად მუშაობის დროს მენეჯერების მთავარი გამოწვევაა, რომ შეინარჩუნონ გუნდის ორგანიზებულობა, მოტივაცია და ეფექტური კომუნიკაცია.

4. ვიდეო ჩართვები Google Meet-ით ჩაატარეთ

არასამუშაო სივცრიდან მუშაობა ზოგიერთისთვის შესაძლოა იზოლაციასთან იყოს დაკავშირებული, ამიტომ Google Meet კონფერენციები შესანიშნავი გზაა, რომ გუნდის წევრები ერთმანეთს არ გაეთიშონ. ყოველთვის უმჯობესია, ჩანდეთ ვიდეოთვალში, როცა მოსახერხებელია, ისაუბრეთ რელევანტურ საკითხებზე და დასვით კითხვები, რათა მიიღოთ პასუხები. თუ დროის სხვაობა არ გაძლევთ საშუალებას, ჩართოთ გუნდის ყველა წევრი, გააკეთეთ ჩანაწერი, მას შემდეგ, რაც მიიღებთ გუნდის ყველა წევრის თანხმობას.

5. გაუზიარეთ კოლეგებს მოკლე და გრძელვადიანი გეგმები

მუდმივად გაუზიარეთ ერთმანეთს მიზნები და ცვლილებები. მხოლოდ ჩათში წარმოებული დისკუსია და საზიარო ფაილებში გაკეთებული განახლებები არ არის საკმარისი. ვიდეოჩართვები და Gmail (კორპორატიული მეილი) მიმოწერა არის საუკეთესო საშუალება. ასევე გამოიყენეთ Google Currents, რომ გუნდმა თავი მუდმივად ტონუსსა და მზადყოფნაში იგრძნოს. აგრეთვე შეგიძლიათ შექმნათ შიდა საიტი Google Sites-ის დახმარებით, სადაც განათავსებთ მნიშვნელოვან რესურსს და გააზიარებთ ინფორმაციას კიდევ უფრო მარტივად.

6. იმუშავეთ ისე, თითქოს ოფისში ხართ

გააგრძელეთ დისტანციურად მუშაობა ისე, როგორც ამას ოფისში მუშაობის დროს გააკეთებდით. იმის გამო, რომ თქვენი გუნდი ოფისიდან არ მუშაობს, არ ნიშნავს იმას, რომ ისინი დაკავებულები არ არიან. გადაამოწმეთ კალენდარი შეხვედრის დაგეგვამდე და ჩათის (Google Chat) საშუალებით გამოარკვიეთ, რამდენად კარგი დროა სასაუბროდ. ასევე შეგიძლიათ მონიშნოთ საკუთარი სამუშაო დრო კალენდარზე ანუ საათები,როდესაც იქნებით ხელმისწავდომი. ამ გზით თქვენი გუნდის წევრები წინასწარ მიიღებენ შეტყობინებას, რომ არ დაგეგმონ ვიდეოშეხვედრა თქვენს არასამუშაო საათებში.

სამუშაოს შესრულება სახლში ნიშნავს იმას, რომ თქვენ შესაძლოა მოგიწიოთ ოჯახის სხვა წევრების საჭიროებების გათვალისწინება.

7. ნუ გახარჯავთ მთელ დღეს მხოლოდ ვიდეოჩართვაზე

სამუშაო ვირტუალური გარემოს შესაქმნელად სხვა უამრავი საშუალება არსებობს. ასეთია Google Chat, Chat Rooms, გაზიარებული დოკუმენტები, Google Editors. დააკვირდით, რა უფრო ეფექტურად მუშაობს. მოგიწევთ, სცადოთ სხვადასხვა ხერხი, რათა სამუშაოზე გააკეთოთ მაქსიმალური კონცენტრაცია.

ეს გახლავთ რამდენიმე გზა Google Workspace აპლიკაციებით, თუ როგორ მოვახერხოთ დავალებაზე ფოკუსირება და დისტანციური მუშაობა ორგანიზებულად. თუ მსგავსი პლატფორმები ჯერ კიდევ არ გაქვთ კომპანიაში, კონსულტაციებისთვის გირჩევთ Geosoft.ge-ს, Google Cloud Partner-ს საქართველოში. დამატებითი ინფორმაციისათვის იხილეთ ჯეოსოფტის ბლოგი.